W dobie powszechnego korzystania z usług zewnętrznych, takich jak księgowość online, hosting danych czy systemy mailingowe, przedsiębiorcy coraz częściej mają do czynienia z koniecznością zawarcia tzw. umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), a jego niedopełnienie może skutkować poważnymi sankcjami.
Kiedy wymagana jest umowa powierzenia?
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest konieczna zawsze wtedy, gdy administrator danych przekazuje dane osobowe innemu podmiotowi – procesorowi (np. firmie księgowej, dostawcy systemu CRM, agencji marketingowej) – który przetwarza te dane w jego imieniu.
Przykłady sytuacji, w których taka umowa jest potrzebna:
- korzystanie z zewnętrznego biura rachunkowego, które przetwarza dane pracowników i klientów,
- przekazywanie danych klientów firmie świadczącej usługi call center,
- używanie systemu mailingowego (np. MailerLite, Mailchimp),
- powierzenie obsługi IT firmie zewnętrznej mającej dostęp do systemów z danymi osobowymi.
Co powinna zawierać umowa powierzenia?
RODO określa minimalne wymogi treściowe takiej umowy. Powinna ona wskazywać minimum:
- cel i czas trwania przetwarzania,
- rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą,
- obowiązki i prawa administratora,
- zobowiązania procesora, w tym m.in. do zachowania poufności, stosowania środków bezpieczeństwa, współpracy przy realizacji praw osób, których dane dotyczą.
Brak umowy – konsekwencje
Powierzenie danych bez zawarcia odpowiedniej umowy jest naruszeniem RODO i może skutkować karą finansową nałożoną przez Prezesa UODO. Dodatkowo, administrator naraża się na ryzyko prawne w przypadku incydentu ochrony danych.
Podsumowanie
Zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także istotnym elementem odpowiedzialnego zarządzania danymi w firmie. Warto każdorazowo analizować relacje z kontrahentami pod kątem tego, czy dochodzi do powierzenia danych, i zadbać o prawidłowe uregulowanie tego faktu.
