Zgodnie z ustawą z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości i reagowania na zgłoszenia. Wewnętrzna procedura ustalana jest według określonych zasad, zaś służy ona przede wszystkim sprawnemu przejściu przez etapy rozpatrywania zgłoszenia oraz zapewnieniu maksimum ochrony sygnalistom. W przypadku otrzymania zgłoszenia od sygnalisty, pracodawca powinien niezwłocznie podjąć określone działania proceduralne i organizacyjne.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
Pracodawca ma obowiązek potwierdzić sygnaliście otrzymanie zgłoszenia, o ile zgłoszenie nie jest anonimowe i zawiera dane kontaktowe.
- Wyznaczenie osoby lub komórki do weryfikacji zgłoszenia
Zgłoszenie powinno zostać przekazane do osoby lub jednostki odpowiedzialnej za jego rozpatrzenie u danego pracodawcy – zgodnie z przyjętą procedurą wewnętrzną.
- Działania następcze
Pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia działań następczych, takich jak:
- wstępna analiza zgłoszenia – z reguły polega na weryfikacji kompletu informacji pozwalających na podjęcie procedury wewnętrznej,
- ocena wiarygodności i zasadności informacji – jednostka odpowiedzialna weryfikuje, czy zgłoszenie może dotyczyć podmiotu, do którego wpłynęło, czy przywołane w nim zdarzenie lub osoby faktycznie istnieją w danej firmie itp.
- ewentualne uruchomienie postępowań wyjaśniających – jednostka odpowiedzialna podejmuje działania zmierzające do ustalenia szerszego obrazu zdarzenia przywołanego w zgłoszeniu, może zwrócić się o przekazanie wyjaśnień do innych pracowników itd.
- podjęcie środków zapobiegawczych lub naprawczych – w zależności od charakteru zdarzenia, pracodawca winien wdrożyć odpowiednie do sytuacji oraz zagrożenia środki zapobiegawcze lub naprawcze, tak aby zarówno wyeliminować pojawienie się podobnych zdarzeń w przyszłości, jak i aby naprawić dokonane już szkody.
- Informowanie sygnalisty o podjętych działaniach
W odpowiednim terminie pracodawca powinien poinformować sygnalistę o rezultatach weryfikacji zgłoszenia i podjętych środkach.
- Ochrona tożsamości sygnalisty
Pracodawca musi zapewnić pełną poufność danych sygnalisty, jak również osób wskazanych w zgłoszeniu – zarówno na etapie przyjmowania, jak i rozpatrywania sprawy.
- Zakaz działań odwetowych
Jakiekolwiek represje wobec sygnalisty są zabronione. Pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać i eliminować wszelkie formy odwetu.
Podsumowanie
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób musi być przygotowany do szybkiego, rzetelnego i zgodnego z ustawą reagowania na zgłoszenia. Niewywiązanie się z tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością prawną i sankcjami.
