Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najistotniejszych zmian w systemie rozliczeń VAT w Polsce. System ten ma na celu ujednolicenie obiegu faktur elektronicznych oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Obowiązek korzystania z KSeF wiąże się jednak z sankcjami, które zostały określone w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT).
- Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Od 2026 roku system ma stać się obowiązkowy dla większości podatników VAT czynnych. Od momentu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF, podatnicy będą zobowiązani do wystawiania wszystkich faktur sprzedaży wyłącznie za pośrednictwem systemu. Wystawienie faktury „poza systemem” (np. w PDF lub papierowej) nie będzie uznawane za skuteczne, chyba że podatnik został wyłączony z obowiązku (np. w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do Internetu).
- Kary za naruszenie obowiązków KSeF
Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza sankcje wobec podatników, którzy nie dopełnią obowiązków związanych z KSeF. Ustawa wymienia przy tym kilka sytuacji, w których może zostać nałożona kara tj.:
- Wystawienie faktury poza KSeF
- Brak przesłania faktury do KSeF w terminie
- Wystawienie faktury niezgodnej z wzorem
Podatnik, który dopuści się powyższych zachowań, może zostać ukarany karą pieniężną w wysokości do 100% wysokości kwoty podatku wykazanej na tej fakturze, a w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% wartości brutto faktury. Warto zauważyć, że wysokość kary ustalana jest uznaniowo przez naczelnika urzędu skarbowego – do wskazanych limitów. Organ ma obowiązek uwzględnić okoliczności sprawy, takie jak:
- stopień zawinienia,
- skala naruszenia,
- częstotliwość naruszeń,
- sytuacja finansowa podatnika.
Ustawa przewiduje również możliwość niepobierania kary w przypadku, gdy naruszenie nastąpiło bez winy podatnika (np. z powodu awarii systemu).
Choć pierwotnie planowano wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 2024 r., termin ten przesunięto na rok 2026. Według aktualnych zapowiedzi, sankcje wskazane powyżej mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiada również okresy przejściowe i łagodniejsze podejście w początkowej fazie obowiązywania systemu, tj. od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.
